Hướng dẫn sử dụng công cụ Google Postmaster theo dõi các chỉ số của chiến dịch Email Marketing

Email Marketing là 1 trong những kênh Marketing quan trọng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất đối với người làm Digital Marketing. Khi sử dụng Email Marketing, các Marketer cần quan tâm đến các dữ liệu như tỷ lệ spam, danh tiếng IP, độ uy tín của tên miền,... để đánh giá được hiệu quả của chiến dịch. Để theo dõi được các dữ liệu này, bạn có thể sử dụng công cụ Postmaster của Google.

Công cụ Google Postmaster là một tài nguyên tuyệt vời cung cấp số liệu cụ thể cho những thông tin cần thiết trong hoạt động gửi email. Điều này cho phép người gửi theo dõi các chỉ số để có hướng khắc phục sự cố về khả năng gửi email. Các dữ liệu đó bao gồm:

• Tỷ lệ spam (Spam Rate)
• Danh tiếng IP ( IP Reputation)
• Danh tiếng miền (Domain Reputation)
• Tính xác thực (Authentication)
• Sự mã hóa (Encryption)
• Lỗi gửi (Delivery Errors)

1.  Thiết lập công cụ Google Postmaster

Để sử dụng Công cụ Postmaster, bạn cần có tài khoản Google (Google Workspace hoặc địa chỉ Gmail). Bạn cần tạo Tài khoản Google nếu chưa có.

Tiếp theo, bạn hãy đăng nhập vào https://postmaster.google.com. Sau khi chọn Bắt đầu, bạn sẽ được yêu cầu thêm miền của mình:

Chọn Tiếp theo. Bây giờ, bạn cần xác minh quyền sở hữu miền của bạn.

Truy cập vào bản ghi DNS của bạn rồi thêm bản ghi TXT do Google cung cấp. Sau khi hoàn tất, bạn quay lại Google Postmaster rồi chọn Xác minh.

Nếu không tìm thấy bản ghi TXT, bạn hãy kiểm tra xem TXT đã được thêm đúng cách chưa rồi thử lại. Nếu bạn gặp sự cố khi thêm bản ghi TXT, Google sẽ cung cấp phương thức xác minh thứ hai liên quan đến việc thêm bản ghi CNAME.

Khi các bản ghi DNS đã được phát hành đúng cách, bạn sẽ thấy trạng thái miền chuyển thành Đã xác minh.

2. Diễn giải bảng thông tin của Google Postmaster

Báo cáo tại Postmaster sẽ cập nhật hàng ngày, cung cấp thông tin chuyên sâu về hiệu suất của ngày hôm trước. Tất cả dữ liệu đều được tổng hợp theo các nhóm được xếp hạng từ Bad (Xấu) đến High (Cao).

Tỷ lệ spam (Spam Rate)

Tỷ lệ spam là tỷ lệ phần trăm email được người dùng đánh dấu là spam so với email được gửi tới hộp thư đến của người dùng đang hoạt động. Nếu một số lượng đáng kể email được gửi trực tiếp đến các thư mục spam thay vì hộp thư chính, bạn có thể thấy tỷ lệ spam thấp, mặc dù người dùng vẫn có thể đánh dấu email gửi tới hộp thư đến là spam.

Danh tiếng IP (IP Reputation)

Danh tiếng IP cao hơn có nghĩa là email được gửi từ IP này có nhiều khả năng chuyển tới hộp thư đến của người nhận thay vì thư mục spam của họ. Ví dụ: nếu bạn gửi nhiều email và người dùng đánh dấu chúng là spam, mức danh tiếng IP của bạn sẽ giảm đi.

Để giảm phản hồi tiêu cực của người dùng, bạn nên thường xuyên kiểm tra danh sách gửi của mình. Hãy nhớ chỉ gửi email cho những người dùng muốn nhận. Nếu có các danh mục hỗn hợp (Xấu/Thấp/Trung bình/Cao), bạn có thể xác định IP gửi nào trong từng danh mục bằng cách chọn màu thanh.

• Bad (Xấu): Lịch sử gửi có tỷ lệ bị đánh dấu là spam cao. Email gửi từ IP này hầu như sẽ luôn bị từ chối hoặc được đánh dấu là spam.
• Low (Thấp): Được hiểu là thường xuyên gửi một lượng email spam đáng kể. Email từ IP này có thể sẽ bị đánh dấu là spam.
• Medium (Trung bình): Được hiểu là gửi email hợp lệ, nhưng đôi khi IP này đã gửi một lượng email spam thấp. Hầu hết các email từ IP này sẽ có tỷ lệ gửi hợp lý, ngoại trừ khi mức độ spam gia tăng đáng kể.
• High (Cao): Có hồ sơ theo dõi tốt về tỷ lệ spam rất thấp và tuân thủ các nguyên tắc dành cho người gửi của Gmail. Email sẽ hiếm khi bị bộ lọc spam đánh dấu.

* Các định nghĩa về thư rác ở đây bao gồm email được phát hiện là thư rác bởi bộ lọc thư rác của Gmail và thư được người dùng báo cáo là thư rác.

Danh tiếng miền (Domain Reputation)

Danh tiếng miền cao hơn có nghĩa là email từ miền gửi của bạn ít có khả năng bị lọc vào thư mục spam mà sẽ được vào thẳng hộp thư đến của người nhận.

• Bad (Xấu): Lịch sử đã gửi một lượng spam rất lớn. Email gửi từ tên miền này hầu như sẽ luôn bị từ chối hoặc bị đánh dấu là spam.
• Low (Thấp): Được hiểu là thường xuyên gửi một lượng email spam đáng kể. Email từ tên miền này có thể sẽ bị đánh dấu là spam.
• Medium (Trung bình): Được hiểu là gửi email hợp lệ, nhưng đôi khi đã gửi một lượng spam thấp. Hầu hết các email từ tên miền này sẽ có tỷ lệ gửi hợp lý, ngoại trừ khi có sự gia tăng đáng chú ý về mức độ spam.
• High (Cao): Có hồ sơ theo dõi tốt về tỷ lệ spam (tỷ lệ spam rất thấp) và tuân thủ các nguyên tắc dành cho người gửi của Gmail. Email sẽ hiếm khi bị bộ lọc spam đánh dấu.

* Các định nghĩa về thư rác ở đây bao gồm email được phát hiện là thư rác bởi bộ lọc thư rác của Gmail và thư được người dùng báo cáo là thư rác.

Xác thực (Authentication)

Bảng thông tin này cho biết tỷ lệ phần trăm email của bạn đã vượt qua SPF, DKIM và DMARC trên tất cả lưu lượng truy cập nhận được đã cố xác thực.

Trước hết, bạn cần hiểu về các thuật ngữ này một cách đơn giản:

DKIM: Để xác thực thư bạn gửi có phải là giả mạo hay được ủy quyền từ chủ sở hữu tên miền.

DMARC: Là một giao thức xác thực thư, giúp bảo vệ tên miền khỏi việc sử dụng trái phép, hay giả mạo email.

SPF: Để ngăn chặn thư rác, phát hiện địa chỉ của người gửi là thật hay giả.

• Biểu đồ SPF: Cho biết tỷ lệ phần trăm email đã vượt qua SPF so với tất cả email từ miền đã cố vượt qua SPF. Điều này không bao gồm bất kỳ email giả mạo nào.
• Biểu đồ DKIM: Cho biết tỷ lệ phần trăm email đã vượt qua DKIM so với tất cả email từ miền đã cố vượt qua DKIM.
• Biểu đồ DMARC (chỉ khi bạn phát hành một bản ghi DMARC hợp lệ): Cho biết tỷ lệ phần trăm email đã vượt qua quá trình điều chỉnh DMARC so với tất cả email nhận được từ miền đã vượt qua SPF hoặc DKIM.

Mã hóa (Encryption)

Bảng thông tin này cho biết tỷ lệ phần trăm lưu lượng truy cập đến và đi của bạn được mã hóa.

• TLS đến: Cho biết tỷ lệ phần trăm email đến (đến Gmail) đã vượt qua TLS so với tất cả email nhận được từ miền đó.
• TLS đi: Cho biết tỷ lệ phần trăm email đi (từ Gmail) đã được chấp nhận qua TLS so với tất cả email nhận được từ miền đó.

* TLS là gì?

TLS (mã hóa tiêu chuẩn) là giao thức giúp cung cấp sự riêng tư khi các ứng dụng và người dùng ứng dụng đó giao tiếp trong quá trình gửi email. Khi máy chủ và ứng dụng giao tiếp, TLS đảm bảo rằng không có bên thứ ba nào có thể nghe trộm hay làm xáo trộn bất kỳ thư nào.

TLS có biểu thị khóa xám trong email:

Lỗi gửi (Delivery Errors)

Biểu đồ này theo dõi tỷ lệ phần trăm tổng số email của bạn bị từ chối hoặc tạm thời không gửi được so với tất cả lưu lượng truy cập được xác thực. Trong biểu đồ này, bạn có thể xem danh sách các lý do khiến email không gửi được.

• Vượt quá giới hạn tỷ lệ: Miền hoặc IP đang gửi lưu lượng truy cập với tốc độ cao đáng ngờ và giới hạn tỷ lệ tạm thời đã được áp dụng.
• Spam bị nghi ngờ: Lưu lượng truy cập bị Gmail nghi ngờ là spam.
• Nội dung email có thể là spam: Lưu lượng truy cập bị nghi ngờ là spam, cụ thể là do nội dung.
• Tệp đính kèm không hợp lệ hoặc không được hỗ trợ: Lưu lượng truy cập chứa tệp đính kèm không được Gmail hỗ trợ.
• Chính sách DMARC của miền người gửi: Miền người gửi đã thiết lập chính sách từ chối DMARC.
• IP gửi có danh tiếng thấp: Danh tiếng IP của IP gửi rất thấp.
• Miền gửi có danh tiếng thấp: Danh tiếng miền của miền gửi rất thấp.
• IP nằm trong danh sách đen RBL (Real-time Blackhole Lists): IP được liệt kê trong một hoặc nhiều Danh sách các địa chỉ IP thường gửi spam trong thời gian thực (RBL) công khai >> Làm việc với RBL để đưa IP của bạn ra khỏi danh sách đó.
• Miền nằm danh sách đen RBL (Real-time Blackhole Lists): Miền được liệt kê trong một hoặc nhiều Danh sách các địa chỉ IP thường gửi spam trong thời gian thực (RBL) công khai. Làm việc với RBL để đưa miền của bạn ra khỏi danh sách đó.
• Bản ghi PTR bị thiếu hoặc không hợp lệ: IP gửi bị thiếu bản ghi PTR.

* PTR là gì?

Bản ghi PTR (pointer) là bản ghi ánh xạ một địa chỉ IP thành tên miền. Nó thường được gọi là "DNS ngược" vì nó chuyển đổi địa chỉ IP thành tên miền.

Các bản ghi PTR chủ yếu được sử dụng như một biện pháp bảo mật và chống thư rác, để xác minh rằng địa chỉ máy chủ thư được phép gửi email đến một tên máy chủ cụ thể. Mục nhập DNS reverse kiểm tra xem name server có thực sự được liên kết với địa chỉ IP từ kết nối đầu không.

Để thiết lập mục nhập DNS reverse sẽ kết nối địa chỉ IP với tên miền của bạn ( ví dụ: 127.0.0.1 phải được ánh xạ tới yourdomain.com ), bạn sẽ cần liên hệ với nhà cung cấp địa chỉ IP của mình để tạo bản ghi PTR cho Địa chỉ IP.

Chúng tôi hy vọng thông tin trên sẽ giúp bạn thiết lập và chạy Công cụ Google Postmaster để theo dõi các chỉ số cho chiến dịch Email Marketing của mình.

Chúc bạn thành công!